বিজনেসে ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্টঃ কি, কেন এবং কিভাবে কাজ করে?

একটি পণ্য উৎপাদনের পর, সেটা প্রস্তুতকারক থেকে পাইকারি বা খুচরা বিক্রেতা এবং অবশেষে কাস্টমারের হাতে পৌঁছায়। কাস্টমারের হাতে প্রোডাক্ট পৌঁছানো পর্যন্ত এই পুরো ডিস্ট্রিবিউশন প্রসেসকে ম্যানেজ এবং মনিটর করাকেই ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট বলে। ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথে অনেক কিছু সংশ্লিষ্ট থাকে যেমন, কাঁচামাল ম্যানেজমেন্ট, প্যাকেজিং, ওয়্যারহাউজিং, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, সাপ্লাই চেইন এন্ড লজিস্টিকস ম্যানেজমেন্ট। 

ডিস্ট্রিবিউটর এবং তার কাজ

ডিস্ট্রিবিউটর অনেকটা প্লেন এর পাইলটের মতো। একজন পাইলটের দায়িত্ব থাকে প্লেনকে টেক অফ করা থেকে ল্যান্ড করা পর্যন্ত ঠিকঠাকভাবে চালিয়ে নিয়ে যাওয়া। তেমনি ডিস্ট্রিবিউটরের দায়িত্ব হলো পণ্য সংগ্রহ করে সেটাকে রিটেইলারের কাছে পৌঁছে দেওয়া। পরে সেই পণ্য কাস্টমারর রিটেইলারদের কাছ থেকে ক্রয় করে থাকে।

উদাহরণস্বরুপ একটা ফুড ইন্ডাস্ট্রির ডিস্ট্রিবিউশনের কাজ ধরা যাক। এখানে ডিস্ট্রিবিউটর ম্যানুফ্যাকচারার থেকে প্রোডাক্ট কালেক্ট করে ডিস্ট্রিবিউশন সেন্টারে নিয়ে আসে। অন্যদিকে SR রা বিভিন্ন রিটেইলারদের কাছে গিয়ে অর্ডার কেটে ডিস্ট্রিবিউটরের কাছে রিসিট জমা দেয়। এই জমা দেয়া রিসিট দেখে প্রোডাক্টের স্টক চেক করে ডেলিভারির জন্য রেডি করা হয়। পরবর্তী দিন DSR এই প্রোডাক্টগুলো নিয়ে পৌঁছে দেয় রিটেইলারদের কাছে।  

৫টি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে

রিয়েল টাইম ডাটা

যখন আপনার কাছে সমস্ত ডাটা রিয়েল-টাইমে থাকবে, তখন একটি ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজ করা সহজ হবে। যেমন – সেলস অ্যানালিটিক্স, স্টক এর মুভমেন্ট, স্কিম ম্যানেজমেন্টসহ আরও অনেক কিছু। একটি বিজনেসের ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (DMS) যদি না থাকে, সেক্ষেত্রে ডিস্ট্রিবিউটরদের অফলাইন ডাটার উপর নির্ভর করতে হয়। এতে সময়মতো অথেনটিক ডাটা পাওয়া যায় না, যা বিজনেসের জন্য ভালো খবর নয়। আর রিয়েল -টাইম ডাটা না থাকার কারণে শুধুমাত্র ডিস্ট্রিবিউটরদের উপর নির্ভরশীলতা তৈরি হয়।

কুইক সেটেলমেন্ট

DMS এর সহযোগিতায় ডিস্ট্রিবিউটর অনেক তাড়াতাড়ি আপডেট পেয়ে যাবে অনলাইন এবং ডিজিটাল মাধ্যমে। বলতে গেলে সবকিছুর ইনফর্মেশন এবং ডাটা ইনস্ট্যান্ট পাওয়া যায়। ড্যামেজড প্রোডাক্ট, ডেলিভারি রিসিপট, প্রোডাক্ট শর্টেজসহ এরকম আরও অনেক কিছুর প্রয়োজনীয় তথ্য  একজন ডিস্ট্রিবিউটর সাথে সাথেই পেয়ে যায়। এসকল তথ্য সাথে সাথে পাওয়ার কারণে প্রত্যেকে তার কাজের প্রতি স্বচ্ছ থাকে।  এতে করে যেকনো সমস্যার তাৎক্ষণিক সমাধান দিয়ে বিজনেসের ক্ষেত্রে কুইক সেটেলমেন্ট করা সম্ভব হয়।

ফাস্ট রি-স্টকিং

পুনরায় স্টক পূরণ করার জন্য DMS আপনাকে সবচেয়ে ভালো সহযোগিতা করবে। রিয়েল টাইম ডাটা পাওয়ার কারণে কি পরিমাণ প্রোডাক্ট স্টকে আছে, মেয়াদ আছে কিনা এগুলো জানা যায়, ফলে সেই তথ্যের উপর ভিত্তি করে প্রোডাক্টের ফাস্ট রি-স্টকিং করা যায়। 

বিজনেস প্রমোশন এবং স্কিম ম্যানেজমেন্ট

প্রমোশন এবং স্কিম বিজনেসে প্রত্যক্ষভাবে প্রভাব রাখে। বেশিরভাগ সময়ে প্রমোশন এবং স্কিম রিটেইলারদের কাছে ঠিকমতো পৌঁছানো যায় না। এছাড়া কোন প্রমোশন করলে লাভ বেশি হবে এটাও জানা যায় না। তাই প্রমোশন এবং স্কিমের জন্য একটি সঠিক ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, রিয়েল টাইম ডাটার সাথে ঠিকমতো সাহায্য করে।

ডিস্ট্রিবিউশন প্রসেসের স্ট্যান্ডার্ড ধরে রাখা

DMS সব স্তরে সবাইকে একসাথে কানেক্টেড রাখে। যে কারণে ডিস্ট্রিবিউশন প্রসেস নিয়ে কারো কোন প্রশ্ন থাকে না। প্রত্যেকে নিজ নিজ কাজের সাথে সংশ্লিষ্ট থাকে। ডিস্ট্রিবিউশন প্রসেসের সব থেকে বড় সুবিধা হলো সবার সাথে সবার যোগাযোগ থাকার কারণে বার বার মিটিং বা আপডেট নেয়ার দরকার হয় না, এতে সময় বাঁচে এবং সবার এফিসিয়েন্সি বাড়ে। যা বিজনেসের গ্রোথকে অনেক ত্বরান্বিত করে।

বাংলাদেশে ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম

বাংলাদেশে ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এখন নতুন কিছু না। FMCG, পেস্টিসাইড বা ফার্মাসিউটিক্যালস কোম্পানিগুলোতে অর্ডার কালেকশন থেকে শুরু করে রিটেইলারদের কাছে পণ্য পৌঁছানো পর্যন্ত অনেক গুলো ধাপ থাকে যেখানে লাইভ লোকেশন থেকে ডাটা কালেকশন করতে হয়। সেক্ষেত্রে ইনস্ট্যান্ট ডাটা কালেকশনের ব্যবস্থা না থাকলে, লোকেশন থেকে ডাটা হাতে আসতে অনেক সময় লেগে যায় এবং সময় মত অনেক সিদ্ধান্তও নেয়া যায় না। তবে তথ্যপ্রযুক্তির কল্যাণে এখন অনেক সফটওয়্যারের দেখা মিলেছে যা এই ডিস্ট্রিবিউশন সিস্টেমের অর্ডার কালেকশন এবং ইনস্ট্যান্ট ডাটা ম্যানেজ করার পুরো প্রক্রিয়াকে সহজ করে দেয়। এমনই একটি সফটওয়্যার হল কনভেন্স ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট। এটি একটি ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ যা আপনার বিজনেসের ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট প্রক্রিয়াকে সঠিকভাবে ম্যানেজ করবে। রিয়েল টাইম লোকেশনসহ ডাটা সরবরাহ করবে যা, রিটেইলার থেকে ডিস্ট্রিবিউটর সবার কাজকে সহজ করে দিবে। এভাবে ডিস্ট্রিবিউশন সিস্টেমের সম্পূর্ন প্রক্রিয়াকে সুন্দরভাবে মেইনটেইন করতে সাহায্য করবে কনভেন্স অ্যাপ।